Découvrez notre Foire Aux Questions Legalyspace

Comment optimiser votre gestion ?

Le système Legalyspace n’est optimal que lorsque tous vos partenaires ont créé un compte. Ainsi, votre gestion est totalement dématérialisée. Il est primordial que vous utilisiez « la sollicitation de vos contacts », service Legalyspace, afin de convaincre vos partenaires d’ouvrir un compte gratuit.

Comment fonctionne LegalySpace ?

Vous faites des économies grâce à la dématérialisation de vos échanges. Mais il est important que ces derniers restent légaux. Afin qu’ils le soient, Legalyspace authentifie le partenaire émetteur et destinataire grâce à leurs signatures électroniques respectives. Les documents sont alors stockés sur la plateforme Legalyspace leur conférant une intégrité à valeur juridique. En effet, ils sont conservés par un tiers de confiance, Legalyspace, garantissant leur authenticité.

Quels sont les niveaux de sécurité ?

Nous appliquons l’ensemble des standards de sécurité actuels dans toutes nos activités :
– pour le transfert de document
– pour la gestion des mots de passe
– pour la signature électronique : basée sur la chaîne privée du certificat
– pour le certificat électronique : délivré sous forme de pkcs12 avec respect de la norme X509V3

Les données sont sauvegardées quotidiennement sur plusieurs supports différents.
La solution de stockage des données est le RAID5.

Peut-on avoir des niveaux de sécurité plus élevés ?

Il existe, en effet, d’autres niveaux de sécurité. Des clés USB contenant un certificat électronique peuvent être mises en place permettant ainsi de contrôler le lecteur des documents. Ces clés sont remises en mains propres.
Il est également possible de mettre en place de la reconnaissance digitale, vocale, …
Contactez-nous afin d’étudier ensemble vos besoins !

Peut-on aller plus loin dans la dématérialisation ?

Il est possible de mettre en place un Workflow (gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier) des documents entrants et sortants de votre entreprise. Il facilite la transmission des documents entre collaborateurs et augmente la rapidité de traitement des demandes attachées à ces documents.
Il existe des moyens techniques et matériels afin d’augmenter considérablement votre rentabilité et vos relations internes et externes. Contactez-nous afin d’étudier ensemble vos besoins !

Comment fonctionne l’imprimante LegalySpace ?

La fonction « Imprimante Legalyspace » sera mise à disposition très prochainement.

Depuis n’importe lequel de vos logiciels, vous imprimerez directement des documents dématérialisés sur le compte Legalyspace de votre entreprise.
Pour l’utiliser, il faudra suivre les instructions d’installation. Et aussitôt ajoutée, vous ne sélectionnez plus votre imprimante habituelle mais l’«Imprimante Legalyspace ».

En attendant, il existe de nombreux logiciels permettant de créer des PDF comme, par exemple, PDFCreator ou doPDF.

Comment installer le jeton de sécurité ?

LegalySpace augmente son niveau de sécurité en proposant une authentification au travers d’identifiant/mot de passe et d’un jeton de sécurité qui s’installe automatiquement au niveau du navigateur et est reconnu instantanément par ce dernier.

Lors de votre première connexion, saisissez vos identifiants sur la page « connexion ». Vous recevez un code d’authentification à 6 chiffres par mail afin de sécuriser votre navigateur. Veuillez le renseigner dans l’espace prévu et cliquez sur « Valider ».

Si vous n’avez pas reçu le code d’authentification, vérifiez votre boîte des indésirables ou cliquez sur « Me renvoyer un code par mail ».

Lors de vos futures connexions, votre navigateur reconnaitra automatiquement votre compte. L’adresse e-mail sera déjà renseignée, vous aurez seulement à saisir votre mot de passe.