Workflow

On appelle workflow la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (traitement des documents entrants ou sortants). Le terme de « workflow » pourrait donc être traduit en français par « gestion électronique des processus métier ».
De façon plus pratique, le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Il permet généralement un suivi et identifie les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux.

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Le module "Workflow"(ou cycle de vie d'un document) vous permet d'élaborer vous même la cartographie des traitements liés aux documents de votre entreprise.
Par exemple, dans une PME de 30 personnes, lors de la réception d'une facture fournissseur, il est nécessaire de la rapprocher de son devis, de la comptabiliser, de la payer avant de l'archiver. Le rapprochement est effectué par le commercial, la comptabilisation par le comptable et le paiement par le dirigeant. Le délai de chacune de ces tâches est plus ou moins long. Chacun doit pouvoir identifier les tâches qui lui sont affectées ainsi que leurs états d'avancement.
Dans une TPE, la secrétaire à mi-temps, remplit, à elle seule, le rapprochement et la comptabilisation. Il sera alors utile de fusionner les bannettes de réception du rapprochement et de la comptabilisation en une seule et même bannette.

Vous ne modifiez pas votre façon de travailler puisque Legalyspace adapte son service de GED à votre mode de fonctionnement.