Pourquoi Legalyspace ?

Legalyspace, Votre solution zéro papier, regroupe les avantages des trois services rendus (Dématérialisation, Gestion Electronique de Document, Légalisation des échanges) :

Une réduction des coûts

Le zéro papier absolu vous permet de réduire vos coûts de plusieurs manières significatives :

- Plus aucun papier, plus d'encre, plus d'imprimantes, plus de télécopies, plus de timbres, plus de classeurs, plus d'archives pour vos pièces comptables et vos dossiers partenaires. Un gain évident sur les fournitures bureautiques.

- Selon l'étude d'Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess :

  1. une facture Fournisseur papier coûte 13,80 euros. La même facture numérique revient à 4,00 euros.
  2. une facture Client coûte 9,00 euros. La même facture numérique revient à 3,00 euros.
  - Vos collaborateurs peuvent se concentrer sur le coeur de leur métier : finie la lourdeur des tâches administratives.

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Un gain de temps

Le zéro papier absolu vous permet de gagner du temps. Vos collaborateurs peuvent se concentrer sur le coeur de leur métier :

- finie la lourdeur des tâches administratives

- finie l'attente, par retour de courrier, de vos contrats commerciaux, des bons de livraisons et autres confirmations de commande

- fini le temps passé à retrouver l'ensemble des pièces du dossier de vos partenaires

- finie l'attente au guichet lorsque vous allez chercher ou envoyer vos Lettres Recommandées avec Avis de Réception.



Vos données classées

Le zéro papier absolu vous permet de mettre en place une Gestion de la Relation Client efficace.

Cette gestion devient simple : vous trouvez rapidement les pièces d'un dossier, classées et stockées sur votre plateforme Legalyspace.

Vos partenaires ont, eux aussi, le même classement et les mêmes noms de documents : vous parlez le même langage.

Réactivité accrue. La performance au service de votre entreprise !



Être en règle

D'après les articles 289 et 289 bis du Code Général des Impôts : la facture électronique sécurisée se définit comme la facture dont l'authenticité et l'intégrité sont garanties par une signature électronique propre à  l'émetteur de la facture, basée sur un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de services de qualification et transmise au destinataire de la facture.

Bruxelles, le 29 janvier 2009 - La Commission européenne entame la modification de la directive UE sur la TVA afin que les factures papier et les factures électroniques soient désormais traitées sur un pied d'égalité. La Commission lève ainsi un des principaux obstacles à  la généralisation de la facturation électronique.



Lettres recommandées légales

Finies les Lettres Recommandées avec Avis de Réception coûteuses : déposez vos courriers sur votre compte Legalyspace !

Chaque document est horodaté et signé par vos soins. Il est transmis à votre partenaire, qui signe l'avis de réception avant d'ouvrir votre courrier. En tant que "Tiers de confiance", votre compte Legalyspace vous permet de certifier de la légalité de ce courrier devant un tribunal.

Vos lettres recommandées sont maintenant gratuites puisque comprises dans votre abonnement.



Respecter les délais d'archivage

Principe

Les règles applicables en matière de conservation des archives sont fixées :
  1. soit par la loi ;
  2. soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.
Les délais varient également selon la nature ou le type de document envisagé.
Remarque : les délais indiqués ci-dessous correspondent à la durée minimale de conservation.

Documents à conserver Délais de conservation Textes applicables

Documents civils et commerciaux
Contrats conclus entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants 5 ans Article L. 110-4 du Code de commerce
Contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2272 du Code civil
Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.) 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
Documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèque, etc.) 5 ans Article L. 110-4 du Code de commerce
Documents établis pour le transport de marchandises 5 ans Article L. 110-4 du Code de commerce
Factures clients et/ou fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
Attention : dans le cadre d'un contrat, conclu par voie électronique, pour une somme égale ou supérieure à 120 euros, le délai de conservation est de 10 ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou l'exécution de la prestation est immédiate. Dans le cas contraire, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu'à la date de livraison du bien ou de l'exécution de la prestation et pendant une durée de dix ans à compter de celle-ci.

Documents et pièces comptables
Livres et registres comptables 10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.) 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

Documents sociaux (sociétés commerciales)
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et Annexe) 10 ans à compter de la clôture de l'exercice considéré Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs 3 ans Article L. 235-9 du Code de commerce
Ordres et registres de mouvements de titres 5 ans Article 2224 du Code civil
Rapports du gérant ou du conseil d’administration 3 ans Article L. 235-9 du Code de commerce
Rapports des commissaires aux Comptes 3 ans Article L. 235-9 du Code de commerce
Registre des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseil d'administration 5 ans à compter du dernier procès-verbal enregistré Article 2224 du Code civil
Statuts, annexes et pièces modificatives 5 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés Article 2224 du Code civil



Sanctions

Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d'entreprise. En fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent cependant être applicables.

A. Sanctions en matière fiscale

L'article 1734 du Code général des impôts dispose que l'absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication est punie d'une amende de 1 500 euros. Cependant, cette amende est écartée lorsque ces agissements constituent une opposition individuelle au contrôle fiscal entraînant une évaluation d'office et punie par des sanctions spécifiques.
L'article 1746 du Code général des impôts précise que quiconque met les agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts dans l'impossibilité d'accomplir leurs fonctions, est puni d'une amende de 25 000 euros (de 75 à 7 500 euros pour les infractions antérieures au 1er janvier 2006), prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive, le tribunal peut prononcer une peine de six mois de prison.

B. Sanctions en matière pénale

Les articles L. 441-1 et suivants du Code pénal disposent que le faux et l'usage de faux sont punis :
· pour les personnes physiques : de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende, des peines
  complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : interdiction des droits civiques, civils et de
  famille) ;
· pour les personnes morales : d'une amende maximum de 225 000 euros, des peines complémentaires pouvant le cas
  échéant être prononcées (par exemple : dissolution de la société).