Protection des données personnelles

La protection des données à caractère personnel  est  recensé au travers de différents textes européenne. Les essentiels sont les suivants :




1 – Préambule

LEGALYSPACE est une plateforme de dématérialisation et d’échanges de document en toute confiance. Elle fournit à ses clients l’ensemble du processus d’échanges de document, de signature et de stockage en mode totalement dématérialisé (invitation et mise en relation des partenaires, échanges de document quelle que soit sa nature, signature électronique des documents, stockage dans une gestion électronique de document, élaboration de dossiers spécifiques avec demande de pièces au partenaire, envoi éditique, etc.).

LEGALYSPACE s’engage à se conformer aux obligations lui incombant en vertu des réglementations suscitées et, particulièrement, du Règlement général sur la protection des données (RGPD). C’est notamment grâce à cet engagement de conformité que les clients de LEGALYSPACE sont également en mesure de respecter une partie de leurs obligations réglementaires. Nous encourageons vivement l’ensemble de nos clients à être particulièrement vigilant sur ces aspects de conformité.

Nous invitons nos clients à identifier les réglementations spécifiques applicables à leurs activités afin de s’y conformer et de nous informer des spécificités qui ne seraient pas prises en compte dans ce document.



2 – Les informations personnelles que nous recueillons

Nous collectons et traitons les données suivantes :

  • 2.1. Les données que vous nous confiez directement

    En utilisant nos Plateformes, vous êtes amenés à nous transmettre des informations, dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données Personnelles »). C’est notamment le cas lorsque vous remplissez des formulaires (comme par exemple le formulaire d’inscription), lorsque vous compléter le formulaire de saisie des relevés d’heures, lorsque vous nous contactez.

    Ces informations contiennent notamment les données suivantes :

    • 2.1.1. Les données nécessaires à l’inscription au service que nous fournissons sur nos Plateformes ou à l’accès à tout autre service fournis par nous. Ces données sont notamment
      1. a) pour les particuliers vos nom et prénom, adresse e-mail personnelle, date, lieu et pays de naissance, adresse postale, numéro de téléphone et mot de passe.
      2. b) pour les professionnels la raison sociale, le nom commercial, le capital social, l’adresse postale, le pays, le SIRET, le code APE, l’adresse e-mail générique, la date de clôture comptable de la structure et pour chaque utilisateur (collaborateur de la structure), un nom, un prénom et une adresse e-mail professionnelle.

      Ces informations sont obligatoires. A défaut, LEGALYSPACE ne sera pas en mesure de vous fournir les services proposés par nos Plateformes et vous ne serez pas autorisés à créer de compte sur notre Plateforme ;

    • 2.1.2. Une copie de tous les échanges intervenus entre le client et LEGALYSPACE mais également entre le client et ses partenaires (acceptés, en attente ou refusés) ;
    • 2.1.3. Le détail de vos visites sur nos Plateformes et des contenus auxquels vous avez accédé ;
    • 2.1.4. Les données que nous pouvons vous demander de fournir lorsque vous nous signalez un problème relatif à nos Plateformes ou à nos services, comme par exemple l’objet de votre demande d’assistance ;
    • 2.1.5. L’ensemble des fichiers ainsi que leurs contenus que vous transmettez ou que vous avez reçu.
  • 2.2. Les données qui nous sont confiés par vos partenaires
    • 2.2.1. Dans le cas où vous avez une relation avec un partenaire qui utilise nos services, ce dernier nous communique des informations ou des documents à votre intension. LEGALYSPACE aura accès à ces données (notamment celles décrites dans le paragraphe 2.1.1.).
    • 2.2.2. Nous sommes également susceptibles de recueillir certaines de vos Données Personnelles lorsque vous interagissez avec des fonctionnalités de ces réseaux sociaux, tel que les fonctionnalités « J’aime ».
    • 2.2.3. Lors de chacune de vos visites, nous sommes susceptibles de recueillir, conformément à la législation applicable et avec votre accord, le cas échéant, des informations relatives aux appareils sur lesquels vous utilisez nos services ou aux réseaux depuis lesquels vous accédez à nos services, tels que notamment vos adresses IP, données de connexion, types et versions de navigateurs internet utilisés, types et versions des plugins de votre navigateur, systèmes et plateformes d’exploitation, données concernant votre parcours de navigation sur nos Plateformes, notamment votre parcours sur les différentes pages URL de nos Plateformes, le contenu auquel vous accédez ou que vous consultez, les termes de recherches utilisés, les erreurs de téléchargement, la durée de consultation de certaines pages, l’identifiant publicitaire de votre appareil, les interactions avec la page ainsi que tout numéro du téléphone utilisé pour nous contacter. Parmi les technologies utilisées pour recueillir ces informations, nous avons notamment recours aux cookies (pour en savoir plus à ce sujet, veuillez vous référer à notre Charte sur les Cookies).
    • 2.2.4. Nous recueillons également des informations sur votre utilisation de notre Plateforme (telles que le nombre de notes d’informations et d’annonces publiées, le cas échéant votre taux de réponse aux messages, votre date d’inscription, etc.).
    • 2.2.4. Enfin, nous recueillons des informations sur le contenu des documents échangés. Ceci principalement pour vous fournir un service de recherche de vos documents optimisé.
  • 2.3. Durée de conservation de vos données
    Chaque échange est associé à une nature de document (convention de preuve, facture, bulletin, contrats, etc.). Chaque nature de document a une durée de conservation. Pour les plus courantes, ces durées de conservation sont issus des différents codes (du commerce, général des impôts, etc.) et sont définis par nos soins et non modifiables. Chaque client défini les durées de conservation pour les nature qu’il crée lui même.

    • 2.3.1. A l’exception des catégories de Données Personnelles visées aux articles 2.3.2. et 2.3.3. ci-dessous, vos Données Personnelles sont archivées à l’issue des périodes suivantes:
      1. – 2 ans après la date d’expiration de la plus grande période de conservation des documents échangés et ceux afin de conserver la valeur juridique des documents échangés et signés.
      2. – 1 an après la fermeture de votre compte, sauf dans le cas ou la durée de conservation des documents est plus longue.
      3. – 5 ans après votre dernière utilisation de nos Plateformes, si vous n’avez pas fermé votre compte;
    • 2.3.2. Les catégories de Données Personnelles suivantes sont susceptibles d’être conservées pour des durées différentes :
      1. – Les données financières (par exemple les paiements, remboursements, etc.) sont conservées pour la durée requise par les lois applicables en matière fiscale et comptable ;
      2. – Les contenus créés par vous sur nos Plateformes (tels que les commentaires, avis et notation) sont rendus anonymes passés les délais mentionnés au 2.3.1 mais demeurent visibles sur nos Plateformes.
    • 2.3.3. Dans l’hypothèse où votre compte a été suspendu ou bloqué, nous conservons vos données pour une durée de 2 ans à compter de la date la plus lointaine basée sur la durée de conservation des documents échangés afin d’éviter tout contournement de la part du client des règles en vigueur sur nos Plateformes.




3 – A quoi nous servent vos données personnelles ?

Nous utilisons les données personnelles que nous collectons ou que nos clients nous confient dans le seul but de mettre en relation deux partenaires afin qu’ils puissent échangés des documents numériques en toute confiance. Nous effectuons également avec ces données des actions de recherches, de regroupement et de transmission de documents.

Enfin, certaines informations que nous collectons nous permettent l’établissement de statistiques d’utilisation de notre plateforme, nécessaires à l’amélioration de la qualité de nos services, des temps d’accès et de l’expérience utilisateur.

Il est à noter que nous accordons la même importance à la protection des données personnelles que nous collectons directement qu’à celles que nos clients nous confient et pour lesquelles LEGALYSPACE intervient en tant que sous-traitant.



4 – La sécurité  de vos données personnelles

LEGALYSPACE conserve vos données personnelles de la manière la plus sécurisée possible. LEGALYSPACE assure l’hébergement sécurisé des documents et données du Client dans ses serveurs, au travers de la sécurité physique et logique. La sécurité physique des serveurs est assurée par notre prestataire de Datacenter, certifié ISO 9001. La sécurité logique est assurée en totalité par LEGALYSPACE : protection pare-feu, accès crypté par SSH, sauvegarde des données, infrastructure répartie sur plusieurs sites … Les données sont hébergées dans des Datacenter situés en France.

En particulier, l’exploitation et la gestion des bases de données contenant vos données personnelles est assurée par une l’équipe interne, composée uniquement de salariés LEGALYSPACE.



5 – Accès à vos données personnelles

Vous avez la possibilité de nous contacter via le formulaire de contact présent sur nos plateformes ou par courrier électronique à l’adresse suivante dpo@legalyspace.com, afin de demander les données personnelles vous concernant et qui sont en notre possession.

Nous avons mis à votre disposition dans les préférences l’export complet de votre coffre fort avec l’ensemble des données qu’il contient. Vous récupérez alors un fichier au format ZIP avec l’ensemble de vos données.

Si vous constatez une erreur parmi ces données, vous pouvez nous demander de les corriger. Vous pouvez également nous demander la suppression de toutes données vous concernant.

Toutefois, veuillez noter que les contraintes légales liées aux durées de conservation des documents (contrats, bulletins de salaires, etc.) nous obligent à la préservation de certaines données personnelles